في زمنٍ تتسارع فيه وتيرة الحياة وتتزايد المسؤوليات، نعاني من شعورٍ دائمٍ بنقص الوقت وعدم القدرة على إنجاز المهام كما يجب، وبتنا نتمنى لو كنّا نستطيع شراء الوقت. لكن هل فكرنا يوماً أنّ المشكلة ليست في زيادة الالتزامات بل في كيفية إدارتها؟

من أشهر الطرق استخداماً خلال العقود الماضية، لإدارة الوقت الذي يعزز الإنتاجية، نظراً الى بساطتها وفعاليتها، هي نظرية "بومودورو" (Pomodoro)  التي انتشرت لأول مرة في أوائل التسعينات من خلال كتاب "تقنية بومودورو" لرائد الأعمال الإيطالي فرانشيسكو سيريلو الذي ابتكرها عندما كان طالباً جامعياً يستعد للامتحانات، فاستخدم منبّها للمطبخ على شكل طماطم (أي "بومودورو" بالإيطالية) لضبط وقت التركيز للدراسة.

بحسب نظرية سيريلو، كل "بومودورو" هو فترة عمل تنقسم إلى جزأين: 25 دقيقة من العمل المركز، تليها 5 دقائق من الراحة.

نصائح لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية (Pexels)

كيف تطبّق هذه النظرية؟

• حدّد مهمتك.
• اضبط المنبّه لمدة 25 دقيقة، وكرّسها لعمل كثيف من دون تشتّت وتجنّب أي شيء قد يقطع تركيزك عن المهمة.
• أتمم المهمة حتى ينتهي الوقت.
• عند انتهاء الـ 25 دقيقة، توقف فوراً عن العمل وخذ استراحة لمدة 3 إلى 5 دقائق للابتعاد عن العمل (تمدّد، اشرب الماء، أو قم بمهمة تنظيمية بسيطة، أو أي نشاط لا يتطلب جهداً ذهنياً كبيراً).
• بعد أربع دورات بومودورو، استرح بين 15 و30 دقيقة.
• كرّر هذه العملية، كل أربع دورات "بومودورو".

نصائح لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية (Pexels)

ماذا تقول الدراسات العلمية عن علاقة التشتت والإنتاجية؟

بحسب دراسة " Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching"، إنّ تبديل المهام يسبّب خسارة بالوقت والتركيز، واسترجاع التركيز بعد المقاطعة قد يستغرق 10–25 دقيقة. بالتالي، فكرة العمل في فترات مركزة من دون تشتيت يزيد من الإنتاجية.

كذلك، توصّلت دراسة "The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress"، إلى أنّ الموظف المكتبي يتشتت كل 3 دقائق تقريباً. وبعد أي مقاطعة، يحتاج وقتاً طويلاً للعودة الى مستوى التركيز نفسه، بالتالي، يتحسّن أداؤه بشكل واضح مع تقليل المقاطعات والتشتّت.

لماذا عليك تجربة تقنية "بومودورو"؟ 

• تقضي على التسويف والمماطلة، فتقسيم الوقت غالباً ما يُخفف من الضغط ويُسهّل البدء بالمهام.
• تتماشى مع إيقاعات دماغك، إذ إنّ الإنسان يُؤدي أفضل أداءٍ له في فتراتٍ قصيرةٍ وكثيفة.
• تمنع الإرهاق الذهني، إذ تضمن فترات الراحة المنظمة تعافي عقلك دورياً بدلاً من استنزاف طاقته.
• تشجع على العمل المُركّز لزيادة التركيز ومنع التشتّت.
• تُساعدك على اتخاذ القرار بالبدء لدى شعورك بكثرة العمل أو الإرهاق أو الضياع من أين تبدأ.
• تشعرك بالرضا نتيجة إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى.
• تحسّن من كفاءتك وتساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل من خلال جعلك مسؤولاً أمام نفسك.
• تقلّل التوتر والقلق عند اقتراب موعد تسليم مهامك، وتساعدك على الشعور بمزيد من التحكم بوقتك.

نصائح لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية (Pexels)

كيف تنجح في تطبيقها؟

• خطط لمهامك اليومية وقدّر عدد فترات بومودورو اللازمة لكل مهمة. 
• إجمع المهام الصغيرة في جلسة واحدة، أو قسّم المهام المعقدة إلى أجزاء أصغر ليسهل عليك تقسيمها إلى فترات بومودورو.
• استخدم منبّهاً مرئياً أو مادياً بدلاً من هاتفك، ليساعد على تجنب حمل الهاتف والتشتت وتصفح وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل، فتكّات المنبّه تضعك أمام تحدّي التزامك بالوقت، وربط المنبّه هو بمثابة إعلان نية البدء.
• إذا خطرت ببالك أي فكرة تشتتك، دوّنها لتتعامل معها لاحقاً.
• استغل فترات الراحة القصيرة على أكمل وجه، لشرب الماء، أو تناول وجبة خفيفة، أو تمديد عضلاتك، أو القيام بتأمل قصير، أو المشي قليلاً، ولا تتفقد هاتفك.
• إذا كانت مواقيت بومودورو لا تناسبك، فعدّلها بما يتناسب معك بشكل أفضل. فالفكرة هي تخصيص فترات زمنية للتركيز على العمل وأخذ فترات راحة بينها لتهدئة ذهنك وتجديد نشاطك.