كيف أدير بريدي الإلكتروني المكتظّ بالرسائل؟

في استعمال الموظّف بريده الإلكتروني فائدة كبيرة لتحقيق ديناميكية في العمل. لكن هذه الديناميكية تتقلّص كلّما امتلأ البريد برسائلَ إلكترونية غير مهمّة، ما يجعل صندوق الرسائل أمراً مُرهِقاً ويتطلب الكثير من الوقت.

1- إدارة بريدك لا تعني إفراغه:

يصل البريدَ الإلكتروني رسائلُ عديدة، غالباً ما يتخطّى عددها العشرين رسالة، خصوصاً عند الموظّفين والمديرين في العمل. إذا فتحتَ كلّ رسالة في بريدك الإلكتروني، لتقرأ ماهيتها أو تردّ على مرسلِها، ستهدر الكثير من وقتك. إذ يُعتبَر القسم الأكبر من الرسائل غير مهمٍّ في لائحة أولوياتك.

من هنا، لا تمتنع عن إلغاء بعض الرسائل التي تعلم أنك لست بحاجة لفتحها وقراءة مضمونها، ولا تتردّد بقراءة مضمون بعضها بسرعة. هكذا تستثمر طاقتك في الرسائل التي تستحق وقتك.

2- لا تعتمد الإخبارات (Notifications):

هل يصلك إخبارٌ عبر هاتفك الذكي أن رسالةً إلكترونية قد وصلَت إلى بريدك الخاص؟ الغِ الأمر فوراً. فحتى لو أهملتَها، يشكّل صوتها إزعاجاً وإلهاءً لك وللمتواجدين حولك. عدا عن ذلك، تخفّف الإخبارات من إنتاجيتك لأنها تقلّص من تركيزك، وهي وُضِعَت أصلاً في تطبيقات البريد الإلكتروني لتستفيد الشركاتُ الإلكترونية وتحصَل على إعلاناتٍ أكثر.

3- حدّد توقيتاً محدّداً لتفقّد بريدك الإلكتروني:

حتى لا يتحكّم بك بريدك الإلكتروني، فتكون أنت من يتحكّم به، حدّد توقيتاً معيناً لاستعماله. يمكنك مثلاً أن تتفقّده فور وصولك إلى عملك، ثمّ تتفقّدَه بعد ساعة أو ساعتين. فإذا فتحتَ بريدك عند التاسعة صباحاً، حدّد الساعة الحادية عشر كتوقيتٍ لاحقٍ لتفقّد بريدك، أي أخرج منه.

أما إذا كان هناك أمرٌ مهم، فمديرك سيُعلمك بالأمر عبر الاتصال بك إلى مكتبك، أو شفهياً. أي لا تقلق بالنسبة للأمور الطارئة، فسيتّصل بك الشخص المعني، ولن يستعمل البريد الإلكتروني. ويُفَضّل أيضاً ألا تتفقد بريدك فور استيقاظك من النوم، حتى تُبعِد الضغط عن حياتك وتبدأ صباحك بشكلٍ أفضل.