كيفية تطوير التواصل مع الآخرين في مكان العمل
لطالما واجه البعض مشكلات في التواصل مع بيئاتهم، فيميلون إلى الإنعزال عن الآخرين، ويبتعدون قدر الإمكان عن الأضواء والاهتمام، ويصبحون عرضة لوصفهم بـ"الانطوائية"؛ فهل في الأمر ما يُضير؟!
في تقرير خاص لجامعة "هارفرد"، نشرت طبيبة الأعصاب جولييت هان مقالاً في "سي أن بي سي" الأميركية عن المهارات التي من الممكن أن نكتسبها لتغيير حياتنا، فاعتبرت أنّ الفرد ليس بحاجة إلى إجبار نفسه على الانفتاح على الآخرين، بل أكثر المهارات التي لا تحظى بالتقدير، والتي يتمتّع بها الأشخاص الناجحون، خاصة الانطوائيين، هي القدرة على الكتابة بوضوح.
بالتالي لا يهمّ مجال اختصاصك، لأنه سيكون لديك ثقة أكبر في التواصل من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الخطابة العامّة أو غير ذلك، إذا اتّبعت هذه النصائح للتواصل الصحيح مع الآخرين:
1. اختيار الصيغة الصحيحة لرسالتك
قبل أن تحاول إيصال فكرة أو طلب، عليك تحديد أفضل وسيلة لتقديم معلوماتك: على سبيل المثال، إذا كنت تشارك بحثًا يتضمّن بيانات معقّدة، فقد يكون عرض المخطّطات والصّور بوساطة PowerPoint أفضل تنسيقاً.
وإن كنت تعلن قرارات إداريّة، فأرسل بريداً إلكترونياً مفصّلاً. يُعتبر التركيز على أبرز النقاط طريقة سهلة لقراءة المعلومات واستيعابها.
2. تجنّب المصطلحات الشائعة
اللغة السّهلة والبسيطة هي الطريقة الأكثر فاعليّة للتعبير عن المواضيع المعقّدة، مع تفضيل تجنّب المصطلحات اللغويّة أو الاختصارات الشائعة، مهما كانت. ومن المحبّذ استخدام المقارنات لتثبيت وجهة النظر، فضلاً عن التنبّه إلى أهمية المعلومات، مع طرح السؤال: هل هذا التفصيل هو من ضمن النقاط المهّمة؟
3. توضيح الفكرة الأساسية
قبل إرسال أيّ رسالة إلى الزملاء في العمل، يجدر الأخذ بعين الاعتبار أنهم سئموا من كثرة الرسائل البريدية؛ لذا يجب الانتباه إلى هذه الأمور:
• التذكير بسبب تواصلك معهم
• تصغير حجم البريد الإلكتروني لتَسهُل قراءته على شاشات الهاتف (على سبيل المثال، الجمل القصيرة والنقطيّة).
• توضيح طلبك بطريقة سريعة (مثلاً: "الموعد النهائي هو ...").
• إذا تجاوزت رسالتك الصفحة، فأضف مستنداً منفصلاً لإرفاقه يوضح أبرز النقاط.
• لا تعتقد بأنّ الجميع لديه المعلومات الخلفيّة للموضوع، ومن المهّم توضيح السياق. بعد ذلك قم بتوفير معلومات أساسيّة لجعل الجميع على دراية تامة بالخلفيات والسياق.
4. اشرح التفاصيل كافةً
إذا كنت تتعامل مع موضوع فقد يكون مثيراً للجدل (على سبيل المثال: تخصيص ميزانية أو إعادة هيكلة أقسام الشركة)، وضّح للحاضرين جميع الخطوات بالتفضيل منذ البداية.
يبني هذا النهج الثقة، ويظهر للناس أنّك شخص دقيق، ويُمكن أن تنسج مع الآخرين عددًا من وجهات النظر الدقيقة، ويمكن أن توفر سياقًا رئيسيًا عندما يتعلّق الأمر بالقرارات المهّمة؛ والأهّم تقبّل الانتقاد.
5. اكتب بدّقة
قبل إرسال أيّ شيء تأكّد من هذه الأمور:
• التحقّق من الأخطاء اللغوية والإملائية.
• تجنّب الفكاهة غير الضرورية.
• إزالة أكبر عدد ممكن من الكلمات والجمل لتكون الفكرة واضحة.