اشترِك في نشرتنا الإخبارية
التزم بهذه الإجراءات خلال توجيه الملاحظات المهنية لزميل
يتعرّض كل موظف في مكان عمله لمواقف مزعجة ومحرجة، يكون سببها عادةً زملاء غير مهنيين. "غلطة الشاطر بألف" هكذا يقول المثل الشعبي، والخطأ وارد. لكن قد يرتكب الموظف خطأً مهنياً يعرّضه لملاحظات من زملائه من الرتبة ذاتها. توجيه الإرشاد المهني بين زملاء العمل أمر وارد وضروري لتحسين الأداء ورفع الإنتاجية. ويجب أن يحصل ضمن الأطر الأخلاقية والمهنية التي ترعاه.
ومحرج جدّاً أنّ يتلقى الموظف ملاحظة مهنية عن أداء سيئ من زميله عبر وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة، أو أمام الفريق كله، أو في مكان العمل وعلى مسمع الجميع. ففي ذلك مس باحترافيته التي تعب وتكبّد تكاليف باهظة حتى وصل إلى ما هو عليه الآن. لذلك سنقدّم إليكم أفضل طُرق التواصل وتوجيه الملاحظات المهنية بين الزملاء.
الخطوات الأساسية لتقديم ملاحظة مهنية بشكل أخلاقي
تؤكد الدكتورة في الموارد البشرية إلسا عبود "أهمية توجيه الملاحظة على انفراد، ما لم تَكُن موجّهة إلى كل فريق العمل". لذلك عندما تريد أن تلفت نظر زميلك في المكتب على خطأ ارتكبه في صياغة البريد الإلكتروني لأحد المتعاملين مع الشركة على سبيل المثال، عليك أن تحرص على كونكما في الغرفة بمفردكما، أو دعوته لاحتساء القهوة في وقت الاستراحة وإعلامه بالموضوع.
وتوضح خبيرة الإتيكيت والبروتوكول في مجال الأعمال، سارة شبيعة، المسار الواجب اتبّاعه على النحو الآتي:
- 1. احرص على تقديم الملاحظات الإيجابية أمام الجميع، والسلبية على انفراد خلف الأبواب.
- 2. إذا كنت غاضباً، انتظر حتى تهدأ قبل البدء بالحوار.
- 3. ضع نفسك في مكانه عند تقديم الملاحظات، وفكّر في ما ستشعر به.
- 4. لا تكن قاسيًا، فيمكنك توضيح وجهة نظرك بطريقة لطيفة وهادئة ومهنية.
يتطلب مكان العمل مستوى من الحرفية وسعياً دائماً للتعلم. لذلك، على كل موظف الاستعداد لتلقّي بعض الملاحظات وطلبات تحسين الأداء، ويمكنه استباق ذلك عبر البحث بشكل مستمر عن نقاط ضعفه والعمل على السيطرة عليها، والسعي إلى مواكبة التطور التقني والعلمي الحاصل ضمن نطاق عمله ليتكيّف مع كل جديد بشكل مرن.
وتنصح الدكتورة عبّود "بالبدء أوّلاً بالنقد الإيجابي، والانتقال بعد ذلك إلى توجيه الملاحظات البنّاءة، والتعاطف مع الزميل والاستماع إليه جيّداً، والاتّفاق على الإجراءات المناسبة".
قبل توجيه الملاحظة، عليك التفكير مليًّا بما إذا كنت الشخص المناسب لتقديمها، فمن الممكن أن يكون أداء زميلك هو المهني والصحيح، ومن الممكن أيضاً أنّ يكون الموضوع خارج إطار صلاحيتك واختصاصك، وتجهل كل التفاصيل المتعلقة به. وقد يحصل أن تكون متمتعاً بكل هذه المؤهلات، ولكن الزميل الذي أخطأ أعلى منك رتبة وصاحب أقدمية عليك، وهذا أمر صعب. لذلك تشرح شبيعة أنّه "يمكنك المحاولة، لكن عليك التفكير بأفضل طريقة للقيام بذلك".
احرص على اختيار كلمات لطيفة خلال الحوار، وحاول إظهار تقديرك لمجهود زميلك وخبرته، لكن لا تكثر من هذا الكلام حتى لا تفقد مصداقيتك، وقدّم الملاحظة بأكبر قدر من الوضوح والشفافية.
كيف تتصرف عندما يقصّر زميلك في مهامه وتقوم مرغماً بسد هذا التقاعس؟
أحياناً لا تقتصر الملاحظة على أداء غير جيّد، لكن تشمل أداء الموظف بأكمله، كونه مهملاً واتكالياً، لا يقوم بكل واجباته ولا يعمل باندفاع، ما يرتّب أعباء إضافية على زميله الذي سيعمل أكثر من المطلوب لتعويض إهماله. وكونك تعمل أكثر منه وتبذل مجهوداً مطلوباً منه يجعلك تبقى أحياناً في مكان العمل لإنجاز هذه المهام، ستفكّر مليّاً في كيفية معالجة هذا الوضع المجحف بحقك. لذلك تنصح الدكتورة عبّود بـ
"رفع المشكلة إلى المسؤول الذي يُرجّح أن يناقشها مع الموظف الذي لا يعمل كما هو متوقع".
وفي أحيان كثيرة يكون المسؤول على علم بالموضوع، خصوصاً إذا كان يشرف بنفسه على الفريق، لذلك ينبغي عليك الانتظار قليلاً قبل التوجه إليه، لأنه سيعالج المشكلة بالطبع. وإذا فكّرت بالتوجّه مباشرةً إلى زميلك المتقاعس، حاول اتباع هذه الخطوات لتحصل على أفضل نتيجة حسب شبيعة:
- 1. كن صادقاً مع زميلك واطلب منه تحسين أدائه مراعياً في كلامك أكبر قدر من الاحترافية.
- 2. احرص على الالتزام برباطة جأشك، كن هادئاً ومنفتحاً.
- 3. استمع إليه، ربما يكون محبطاً، حاول مساعدته لكن دون الخوض في الأمور الشخصية، لأنه مكان عمل وليس مكاناً اجتماعياً.
الحوار غير المهني الذي تمتزج به الأحاسيس، يؤدي إلى انفجار الوضع بين فريق العمل، وتنشأ على إثره خلافات فردية. عندها يأتي دور المسؤول في الشركة الذي ينبغي عليه التدخل عبر اجتماعات يعقدها مع كل طرف ليقوم بالتهدئة وفهم كل وجهات النّظر، ويجمعهم بعد ذلك في مكتبه لإيجاد حل وسط يرضي الطرفين ويكون منصفاً وعادلاً، ويراقب تنفيذه. وتثير النزاعات أموراً لم تكن مطروحة سابقاً، ما يؤدي إلى إيجاد حلول لها وعدم الوقوع فيها في المستقبل، وهذا الأمر جيد للشركة.
العمل كفريق مفتاح الابتكار للشركة، ويجب التعاون في عملية استقطاب الموظف الذي يكون محور عمله التعاون المستمر مع فريق العمل، والسعي إلى أن يتمتع بهذه الميزة. وتقول عبّود إنّه "كلما زاد تعاون الزملاء زادت معه النتائج التي يمكن توقعها من الفريق".
توجيه الزميل الجديد أسهل ... لكن له أصوله
ويثير موضوع توجيه الملاحظات المهنية بين الزملاء أيضاً الحالة التي تستقطب الشركة فيها موظفاً جديداً لا يعرف الكثير عن نمط العمل لديها، فكيف يمكن لفريق العمل أن يساعده ويعمل على دمجه سريعاً في الفريق؟
في هذا الإطار تعدد الدكتورة عبّود هذه الخطوات الأساسية عند توظيف عامل جديد:
- 1. وفّر له أيها المدير يوماً توجيهياً وحدد خطة تدريب خاصة به.
- 2. إسعَ الى أن يقدم له فريق العمل المساعدة عند الحاجة.
- 3. يجب على قائد الفريق تعيين مدرب لمساعدة العامل الجديد خاصة إذا كان يخجل من طلب المساعدة.
وعلى فريق العمل السعي إلى دمجه في الفريق. وتلعب مهارات التواصل دوراً مهماً في هذا الإطار، لأنها كفيلة في كسر الانطباع الأوّل السيئ، فالوجه المبتسم وحركة الجسد التي تدل على الراحة والانفتاح نحو الفريق، من شأنهما المساعدة في التأقلم السريع.
